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職場必勝客—-做好記憶管理 提高工作效率

 

文/張勝宗

20101129自由時報

你是不是也有一樣的問題?忙碌了一天,待辦工作還是一長串;會議前背了一堆資訊,老闆一問卻腦袋空白。其實,不是你的工作能力不佳,而是沒有用對方法。在數位時代,忙碌的上班族特別需要一套能幫助減輕生活與工作壓力的整理術。小時曾患有失讀症的Google前資訊長梅瑞爾(Douglas C. Merrill),如今卻成為全世界最會整理資訊的男人,在他的新書《Google時代一定要會的整理術》中,他首度公開私房整理術,教上班族輕鬆解除資訊時代的工作焦慮。

一心多用往往沒效率

回想一下,當你很專心的工作時,常常會對同事的聊天充耳不聞,但多樣工作任務一起來時,反而感覺礙手礙腳。梅瑞爾說因為我們的注意力通常只能專注在一件事情上。所以當你同時處理好幾件事時,等於妨礙你的腦做事,它正努力讓資訊進到長期記憶,一不小心,就會前功盡棄。這就是為什麼同時處理多項任務,反而事情常做不好。

很多人開會時總愛會帶著筆電參加,大家也見怪不怪,反而感覺挺有效率的。但事實不然,使用筆電的多數人,竟然明顯的遺漏了會議裡的重要資訊及決策,因為人類在同一時間中處理多項工作時,是無法專心注意周遭發生的動態狀況。所以要讓腦袋更有效率前,反而是先將諸多資料移除,專心的想及做一件事,會更順利,也就是所謂的欲速則不達。

將短期記憶變成長期記憶

梅瑞爾建議上班族,當每次接收到新資訊的時候,如果都能非常專注,單純的做同一件事,大腦就會將這個資訊從短期記憶移進長期記憶。回想一下,某個心儀對象第一次把電話號碼給你的時刻。若手邊當時沒紙可抄下號碼,你可能會在腦海裡不斷重複背誦那組號碼,把號碼一個個默記下來。藉由這個複誦動作,號碼已從你的短期記憶編碼進入了長期記憶。

若你不想在腦海中一再複頌要記下的資訊,你或許會問,是不是還有其他更有效的方法,幫助你將資訊成功轉移到長期記憶?梅瑞爾說答案就是替資訊找到一個故事。

以故事脈絡來回溯記憶

要順利回想起一件事,有個方法滿好用的:梅瑞爾說你可先想想,你第一次注意到某件事的當下,正在做什麼?也就是說,為那件事情找尋可以提供發展的故事。而你當時正在做的,就是跟事實相關的故事情節。像梅瑞爾的太太每次找不到皮包的時候,就會用上述的方法。她會先在屋內四處走動,口中唸唸有詞:「我記得剛才在這裡看狗狗,然後走到那裡拿起雜誌,然後……啊!我在浴室從皮包裡拿出口紅!」這個方法,在工作上也是可以如此運用,例如與廠商進行會議時,對於上次的會議結論沒有太多印象時,也沒有留下紙本紀錄的時候,不妨找出之前的討論報告,參考曾依序討論的項目,並重新回想當時參與的情景、人物及對話,依序回溯記憶,就有可能想起上次的結論。

工作忙碌的上班族,透過整理術適時的整理腦中混亂的資訊與思緒,才能在必要時掌握事情脈絡。學習保持大腦淨空,不急著埋頭苦幹,別將資訊硬塞進腦中,在面對職場壓力及競爭下,將更從容不迫輕鬆面對。